Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Abschluss, Laufzeit und Fassungen

Die Vereinbarung kommt zustande, wenn Sie sie in den Einstellungen, Karte „Auftragsverarbeitung“, mit „Verbindlich abschließen“ bestätigen. Das ist die elektronische Form nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO. Parteien sind der Kunde mit den Angaben, die er dabei einträgt (Name oder Firma und Anschrift), als Verantwortlicher und Holfoth IT-Solutions, Betreiber von Archivly, als Auftragsverarbeiter (Anhang I).

Wir speichern zu jedem Abschluss die Fassung, den Zeitpunkt und Ihre Angaben als Nachweis, solange Ihr Konto besteht. Die Vereinbarung gilt für die Dauer Ihres Nutzungsvertrags nach den AGB und endet mit der Löschung Ihres Kontos.

Ändern wir diesen Text, bekommt er eine neue Fassung. Wir zeigen sie Ihnen in den Einstellungen. Bis Sie die neue Fassung abschließen, gilt die Fassung, die Sie abgeschlossen haben. Frühere Fassungen schicken wir Ihnen auf Anfrage.

Bei Widersprüchen zwischen dieser Vereinbarung und den AGB gehen die Klauseln dieser Vereinbarung vor (Klausel 4). Für die Verarbeitung, die wir als eigener Verantwortlicher durchführen (Ihr Konto, Abo-Stand, Mails an Sie, Schutz vor Missbrauch), gilt die Datenschutzerklärung.

Klauseln, Abschnitt I: Zweck, Unabänderbarkeit, Auslegung, Vorrang

Klausel 1: Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 erfüllt werden.

Klausel 2: Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran, die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3: Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4: Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Die fakultative Klausel 5 (Kopplungsklausel) ist nicht vereinbart.

Klauseln, Abschnitt II: Beschreibung der Verarbeitung und Pflichten der Parteien

Klausel 6: Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7: Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen der Verordnung (EU) 2016/679 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Allgemeine schriftliche Genehmigung: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind (Anhang IV). Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens vier Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann. Die Mitteilung erfolgt per E-Mail an die Adresse des Kontos.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klauseln, Abschnitt II: Unterstützung des Verantwortlichen

Klausel 8: Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

• 1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
• 2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
• 3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
• 4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klauseln, Abschnitt II: Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Klausel 9: Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

• 1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
• 2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
• 3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

• a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);
• b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;
• c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Klauseln, Abschnitt III: Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

Klausel 10: Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

• 1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
• 2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 nicht erfüllt;
• 3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln oder der Verordnung (EU) 2016/679 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Anhang I: Liste der Parteien

Verantwortlicher

• Name und Anschrift: die Angaben, die der Kunde beim Abschluss in den Einstellungen einträgt (Name oder Firma, Anschrift). Sie stehen im Kopf des PDF und nach dem Abschluss in der Karte „Auftragsverarbeitung“.
• Kontaktperson: der Inhaber des Kontos, erreichbar über die E-Mail-Adresse des Kontos.
• Unterschrift und Beitrittsdatum: elektronischer Abschluss in den Einstellungen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO); Datum und Uhrzeit speichert Archivly.

Auftragsverarbeiter

• Name: Holfoth IT-Solutions, Betreiber von Archivly, Inhaber Tobias Holfoth
• Anschrift: Tobias Holfoth, c/o POSTFLEX PFX-273-052, Emsdettener Straße 10, 48268 Greven
• Kontaktperson: Tobias Holfoth, E-Mail support@archivly.de, Kontaktformular auf archivly.de/kontakt. Datenschutzbeauftragter: nicht benannt, keine Pflicht nach § 38 Abs. 1 BDSG und Art. 37 Abs. 1 DSGVO.
• Unterschrift und Beitrittsdatum: Zustimmung durch die Bereitstellung des Abschlusses in den Einstellungen, wirksam mit dem Abschluss durch den Verantwortlichen.

Anhang II: Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

• Absender, Empfänger und weitere Personen, die in den Mails der archivierten Postfächer des Verantwortlichen vorkommen (Kunden, Lieferanten, Beschäftigte, Dritte).
• Der Inhaber des Kontos des Verantwortlichen.

Kategorien personenbezogener Daten

• Kopfzeilen der archivierten Mails (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Message-ID), der Text der Mails und ihre Anhänge.
• Zugangsdaten zu den Postfächern des Verantwortlichen (verschlüsselt gespeichert, Anhang III).
• Konto-Daten: E-Mail-Adresse des Kontos, Firma, Anschrift, Inhaber, USt-IdNr. (freiwillig).
• Hash-Kette (Prüfsummen der Mails, ohne Inhalt) und Audit-Log (Ereignisse wie Anlegen, Trennen, Umzug und Wiederherstellung mit Zeitpunkt, ohne Mail-Inhalt).

Sensible Daten

Mails können beliebige Inhalte haben. Archivly prüft Inhalte nicht und kann besondere Kategorien personenbezogener Daten (Klausel 7.5) nicht ausschließen. Die Maßnahmen aus Anhang III gelten für alle Inhalte gleich; zusätzliche Beschränkungen für einzelne Kategorien gibt es nicht.

Art der Verarbeitung

Abruf der Mails per IMAP, Verschlüsseln, Speichern mit Object Lock, Hash-Kette, Suche, Anzeige, Export, Umzug, Wiederherstellung und Löschen.

• Suche: Für die Volltextsuche liegt in der Datenbank ein Suchindex. Er enthält Betreff, Absender, Empfänger, den Text der Mail (je Mail bis zu 100.000 Zeichen) und die Dateinamen der Anhänge. Der Inhalt der Anhänge ist nicht im Index. Der Suchindex und die Kopfzeilen liegen unverschlüsselt in der Datenbank (bewusster Kompromiss, sonst gäbe es keine Volltextsuche); die Mails selbst liegen verschlüsselt im Speicher.
• Wiederherstellung und Umzug: Die Mails werden per IMAP APPEND in ein Zielpostfach geschrieben. Ändern oder Löschen in Ziel oder Quelle gibt es nicht.

Zwecke

Bereitstellung von Archivly nach den AGB: unveränderte Aufbewahrung der Mails des Verantwortlichen, Suche, Anzeige, Export, Wiederherstellung, Umzug und Benachrichtigung bei gestörtem Abgleich.

Dauer der Verarbeitung

• Für die Dauer des Nutzungsvertrags. Der Verantwortliche wählt je Postfach eine Aufbewahrungsfrist (1, 2, 3, 5, 6, 8 oder 10 Jahre, Standard 10 Jahre). Sie beginnt mit dem Tag der Archivierung der jeweiligen Mail und ist die Mindestzeit, vor der der Verantwortliche das Postfach nicht zur Löschung vormerken kann.
• Löschung eines Postfachs: Der Verantwortliche kann ein Postfach zur Löschung vormerken, auch vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (mit ausdrücklicher Bestätigung). Das frühest mögliche Datum liegt mindestens 14 Tage in der Zukunft. Wir senden sofort eine Bestätigung und erinnern per E-Mail 7 Tage und 1 Tag vorher; ohne versendete Bestätigung läuft keine Löschung. Bis zum Datum bleiben die Mails lesbar und exportierbar, der Abgleich ist aus, und der Verantwortliche kann die Löschung jederzeit abbrechen. Eine vom Verantwortlichen gesetzte Aufbewahrungssperre (Hold) hält die Löschung an, solange das Abo läuft. Am Datum vernichten wir den Datenschlüssel des Postfachs (Crypto-Shredding); die Mails sind danach nicht mehr lesbar. Inhaltsangaben (Betreff, Absender, Empfänger, Suchindex) und die Zuordnung zu Ordnern werden gelöscht. Als Nachweis bleiben je Mail nur Prüfsumme, Größe, Eingangs- und Archivierungsdatum und die Werte der Hash-Kette (ohne Inhalt) bis zur Löschung des Kontos; dazu gehören Umzug-Berichte.
• Kündigung und Konto: Nach Ende des Abos folgt eine Nachfrist von 60 Tagen: das Archiv bleibt lesbar und exportierbar, Archivly archiviert nichts Neues. Danach löschen wir alle Mails, Zugangsdaten und das Konto, auch wenn eine Aufbewahrungsfrist des Verantwortlichen noch läuft und auch für Postfächer mit Legal Hold des Verantwortlichen (der Legal Hold endet mit der Nachfrist). Verlangt eine gesetzliche Pflicht oder eine behördliche oder gerichtliche Anordnung die weitere Speicherung, halten wir die Löschung an, solange dieser Hold besteht (Klausel 7.1 Buchstabe d). Wann er endet, auch wenn die Speicherung nicht bezahlt wird, regelt AGB § 13; danach läuft die normale Löschung. Die Sperre auf dem Speicher läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums plus 90 Tage; die verschlüsselten Dateien entfernen wir nach Ablauf dieser Sperre. Im Test: 14 Tage Test, danach 30 Tage lesen und exportieren, dann Löschung.
• Datensicherungen der Datenbank: 30 Tage. Das Löschen eines Schlüssels (Crypto-Shredding) wirkt vollständig 30 Tage nach dem Löschen des Schlüssels, weil Sicherungen den Schlüssel bis dahin noch enthalten können.
• Zugangsdaten eines neuen Ziels bei Wiederherstellung und Umzug: gespeichert nur bis zum Ende des Laufs, auch bei Fehler und Abbruch; die Datenbank löscht sie dann. Das Chiffrat der Zugangsdaten bleibt in den Sicherungen bis zum Ende ihrer Aufbewahrung (30 Tage).
• Nachweis des Abschlusses dieser Vereinbarung: solange das Konto besteht.

Für die Unterauftragsverarbeiter gelten Gegenstand, Art und Dauer aus Anhang IV.

Anhang III: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verschlüsselung der Mails: AES-256-GCM. Jedes Postfach hat einen eigenen Datenschlüssel; er ist mit dem Schlüssel des Mandanten verpackt. Der Master-Schlüssel liegt nur in der Umgebung des Servers, nie im Speicher und nie im Quellcode. Der Pfad des Objekts ist Teil des Chiffrats: ein Objekt lässt sich weder an einen anderen Pfad noch in ein anderes Postfach kopieren und dort lesen.
• Zugangsdaten: Die Zugangsdaten zu den Postfächern liegen nur verschlüsselt in der Datenbank (Schlüssel des Mandanten). Nur der Abgleich-Dienst entschlüsselt sie. Zugangsdaten eines neuen Umzug-Ziels löscht die Datenbank mit dem Ende des Laufs.
• Object Lock und Versionierung: Der Speicher hat Object Lock im Modus GOVERNANCE und Versionierung. Die Schlüssel der App und des Abgleich-Dienstes haben kein Recht, die Sperre zu umgehen (kein Bypass), und kein Recht, Objekte vor Fristende zu löschen. Die Sperre läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums plus 90 Tage und wird bei jeder Verlängerung des Abos verlängert. In der Testphase gibt es keine Sperre, nur die Hash-Kette. Bypass hat nur der Root-Zugang des Speicherkontos, er liegt nicht auf einem Server; jeder Bypass wird dokumentiert.
• Hash-Kette: Jede Mail bekommt eine Prüfsumme (SHA-256) und wird in eine Kette je Mandant eingetragen, in der jeder Eintrag den Hash des Vorgängers enthält. Eine Veränderung oder Lücke ist damit nachweisbar.
• Zugriffskontrolle in der Datenbank: Row Level Security auf jeder Tabelle: ein Konto sieht und ändert nur die eigenen Daten. Ein Test hält fest, dass keine Tabelle ohne diese Regel entsteht. Der Zugriff auf Schlüssel, Zugangsdaten und Warteschlange ist Nutzern gesperrt.
• Anmeldung: Anmeldung mit E-Mail und Passwort (Passwort nur als Hash gespeichert). Schutz vor automatisierten Anfragen mit Limits und einem Bot-Schutz ohne Drittanbieter (ALTCHA).
• Anzeige von Mails: Fremdes HTML wird bereinigt und nur in einem abgeschotteten Rahmen (iframe mit sandbox und strenger Content-Security-Policy) gezeigt; externe Inhalte werden nicht geladen. Downloads liefert die App immer als neutrale Datei.
• Protokolle: Die App und der Abgleich-Dienst protokollieren nur feste Ereignisse und Codes, nie Mail-Inhalte, Zugangsdaten, Adressen oder Servertexte.
• Verschlüsselung bei der Übertragung: Die Web-App ist nur über HTTPS erreichbar (TLS). Die Verbindung zu den Postfächern der Kunden läuft verschlüsselt über TLS.
• Datensicherung und Wiederherstellung: Täglich ein verschlüsselter Dump der Datenbank in den Speicher der Impossible Cloud, in einem anderen Bucket und mit einem anderen Schlüssel als die Mails. Die Sicherungen bleiben 30 Tage. Wiederherstellung = Dump der Datenbank plus Bucket. Der Bucket mit den Mails ist durch Object Lock geschützt.
• Löschung und Crypto-Shredding: Mit der Löschung eines Postfachs (Löschvermerk, am Datum) oder nach Ende der Nachfrist eines Mandanten vernichten wir den jeweiligen Datenschlüssel; die Mails sind danach nicht mehr lesbar. Ein Löschlauf prüft vorher Datum, Aufbewahrungssperre und die versendete Bestätigung. Die Objekte im Speicher entfernt ein Dienst mit eigenem Schlüssel ohne Bypass-Recht erst nach Ablauf ihrer Sperre; eine tägliche Prüfung meldet hängende Löschungen, eine wöchentliche vergleicht Speicher und Datenbank. Gesperrte Objekte bleiben bis zum Fristende im Speicher und werden danach ohne Bypass gelöscht. Weil Datensicherungen 30 Tage lang den Schlüssel enthalten können, wirkt das Crypto-Shredding vollständig 30 Tage nach dem Löschen des Schlüssels. Das Chiffrat der Zugangsdaten eines Umzug-Ziels bleibt in den Sicherungen bis zum Ende ihrer Aufbewahrung.
• Personal: Zugang zu Servern und Daten hat nur der Inhaber des Auftragsverarbeiters. Er ist zur Vertraulichkeit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 Buchstabe b, Art. 29 und 32 DSGVO). Weitere Personen haben keinen Zugang.
• Zugriff des Betreibers auf Inhalte: Der Admin-Bereich zeigt nur Metadaten (Konto, Postfach-Adressen, Zahlen, Zustände), nie Betreff, Absender, Empfänger oder Inhalt von Mails. Inhalte liest der Betreiber nur, wenn der Verantwortliche das in den Einstellungen für 24 Stunden freigibt; er kann die Freigabe jederzeit beenden, und jeder Zugriff steht im Protokoll des Verantwortlichen. Zugang zu den Servern hat nur der Inhaber; er nutzt ihn nur für Betrieb, Fehlerbehebung und auf Weisung des Verantwortlichen.
• Physische Sicherheit und Standort: Server und Speicher stehen in Deutschland (Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter aus Anhang IV).

Unterstützung des Verantwortlichen (Klauseln 8 und 9)

• Anfragen betroffener Personen, die uns erreichen, leiten wir an die E-Mail-Adresse des Kontos weiter. Der Verantwortliche kann Mails über Suche und Export finden und herausgeben.
• Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir per E-Mail an die Adresse des Kontos. Anlaufstelle für Rückfragen: support@archivly.de.

Anhang IV: Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt die Inanspruchnahme folgender Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7 Buchstabe a):

Nicht Gegenstand dieser Vereinbarung

• Zahlung: Stripe Managed Payments. Verkäufer ist Link, ein Dienst von Stripe, in eigener Verantwortung; Stripe ist hier kein Unterauftragsverarbeiter. Link und Stripe verarbeiten Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche nach ihren Bedingungen. Archivly erhält von Stripe nur Kunden-Nummer und Abo-Stand, keine Karten- oder Kontodaten.
• Anmeldung mit Google (nur wenn Sie sie nutzen): Diese Daten verarbeiten wir als eigener Verantwortlicher; es gilt die Datenschutzerklärung.