Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Tobias Holfoth, Geschäftsbezeichnung Holfoth IT-Solutions, c/o POSTFLEX PFX-273-052, Emsdettener Straße 10, 48268 Greven.

E-Mail: support@archivly.de. Kontaktformular: Kontaktformular.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Es besteht keine Pflicht: Weniger als 20 Personen sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst (§ 38 Abs. 1 BDSG), und unsere Kerntätigkeit erfüllt die Merkmale des Art. 37 Abs. 1 DSGVO nicht. Für alle Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an die oben genannte Adresse.

2. Verarbeitungen als Verantwortlicher

Je Verarbeitung nennen wir Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger und Dauer.

Aufruf der Website und Server-Logs

• Zweck: Auslieferung der Seiten, Betrieb, Abwehr von Angriffen. Dabei fallen IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserkennung an.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Empfänger: unsere Hoster IONOS SE und netcup GmbH als Auftragsverarbeiter. Die Server stehen in Deutschland.
• Dauer: 14 Tage, dann löschen wir die Zugriffsprotokolle.

Konto und Anmeldung

• Zweck: Vertrag mit Ihnen, Anmeldung, Abrechnung des Kontos. Wir speichern E-Mail-Adresse, das Passwort nur als Hash, Firma, Anschrift, Inhaber, USt-IdNr. (freiwillig), Ihre Zustimmung zu den AGB und zur AVV mit Zeitpunkt, Einstellungen und ein Protokoll der Aktionen in Ihrem Konto.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Empfänger: IONOS SE und netcup GmbH (Hosting), Impossible Cloud GmbH (Speicher der Archivdaten) als Auftragsverarbeiter.
• Dauer: bis zur Löschung des Kontos. Das ist das Ende der Nachfrist nach dem Abo oder Ihr Löschverlangen (AGB). Nachweise, die das Gesetz länger verlangt, bleiben in unserer Buchhaltung (siehe unten).

Anmeldung mit Google (nur wenn Sie den Knopf nutzen)

• Zweck: Anmeldung ohne eigenes Passwort. Wir leiten Sie zu Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) weiter; Google erfährt, dass Sie sich bei Archivly anmelden. Wir erhalten E-Mail-Adresse und Profilangaben (openid, email, profile).
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Ihre freie Entscheidung für diesen Weg. Mit E-Mail und Passwort geht es ohne Google.
• Empfänger: Google Ireland Limited. Google kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum Datenschutzrahmen EU-USA (Art. 45 DSGVO). Mehr in der Datenschutzerklärung von Google.
• Dauer: wie das Konto.

Bot-Schutz mit ALTCHA

• Zweck: Schutz der Formulare (Registrierung, Kontakt) vor automatisierten Anfragen. ALTCHA ist ein Rechenrätsel, das Ihr Browser löst. Es läuft auf unserem Server, ohne Cookie, ohne Dritte und ohne Profil.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Empfänger: keine. Dauer: Die Prüfung dauert Sekunden; die IP-Adresse zählt nur im Arbeitsspeicher für ein Limit und geht beim Neustart verloren.

Kontaktformular und Support per E-Mail

• Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, freiwillig die Firma und Ihre Nachricht.
• Rechtsgrundlage: Anfrage zu einem Vertrag oder vorvertragliche Maßnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst berechtigtes Interesse an der Beantwortung (lit. f).
• Empfänger: Die Nachricht geht über unsere Mail-Warteschlange und unseren Mailserver Postal (von uns betrieben, bei netcup gemietet) an support@archivly.de. Sie selbst bekommen keine Bestätigungsmail.
• Dauer: in der Warteschlange der Datenbank 30 Tage (gesendet) bzw. 90 Tage (fehlgeschlagen). In unserem Postfach so lange, wie die Anfrage es erfordert; danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Abo und Zahlung: Verkauft über Link (Stripe)

• Sie kaufen das Abo über Stripe Managed Payments. Verkäufer ist Link, LLC, ein Dienst von Stripe, nicht wir. Link wickelt Kauf, Zahlung, Rechnung und Steuer ab und ist für diese Daten selbst verantwortlich (eigener Verantwortlicher, kein Auftragsverarbeiter von uns). Was dort anfällt und wie Link es verwendet, steht in den Hinweisen auf der Bezahlseite und in der Datenschutzerklärung von Stripe.
• Wir erhalten von Stripe nur Kunden-Nummer, Abo-Stand, Mengen und den bezahlten Zeitraum, keine Karten- oder Kontodaten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dauer: wie das Konto.
• Eigene Buchhaltung: Die Abrechnungen und Auszahlungen von Stripe an uns bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 257 HGB; Buchungsbelege 8 Jahre).
• Drittland: Stripe kann Daten in die USA und andere Drittländer übermitteln. Stripe stützt sich nach seiner Datenschutzerklärung auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Mails an Sie

• Zweck: Bestätigung der Adresse, Passwort zurücksetzen, Alarm bei Störung eines Postfachs, Hinweise zu Ihrem Abo und zu Fristen. Wir senden nur Mails zum Vertrag, keine Werbung und keinen Newsletter.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Empfänger: unser Mailserver Postal, von uns betrieben auf einem bei netcup gemieteten Server. Kein Dienst eines Dritten.
• Dauer: Warteschlange 30 Tage (gesendet) bzw. 90 Tage (fehlgeschlagen).

Protokolle

• Das Protokoll Ihrer Aktionen im Konto (zum Beispiel Postfach angelegt, Frist geändert) dient dem Nachweis gegenüber Ihnen und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Es bleibt bis zur Löschung des Kontos.
• Greift unser Admin-Bereich auf Ihr Konto zu (Support, Sperre, Fristen), halten wir das in einem Admin-Protokoll fest. Es enthält keine Mail-Inhalte. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dauer: 3 Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem der Eintrag entstand.
• Die Datenbank sichern wir; Sicherungen halten wir 30 Tage.

Reichweitenmessung mit Umami

• Zweck: Wir zählen Aufrufe der öffentlichen Seiten, um zu sehen, welche Seiten gelesen werden. Umami läuft selbst gehostet auf analytics.holfoth-it.de (von uns betrieben, bei netcup gemietet). Es setzt keine Cookies, läuft nur auf den öffentlichen Seiten (nie in Ihrem Konto) und beachtet „Do Not Track“.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Auswertung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können widersprechen (Abschnitt 7) oder in Ihrem Browser „Do Not Track“ einschalten.
• Empfänger: keine Dritten. Dauer: Wir löschen die Messdaten nach 14 Monaten.

3. Inhalte der archivierten Mails

Die Mails, die Sie mit Archivly archivieren, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Sie sind dafür Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter. Dafür gilt unsere Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV), die Sie in Ihrem Konto unter Einstellungen abschließen. Diese Erklärung gilt für diese Inhalte nicht.

Wenn Sie uns im Support den Zugriff auf Ihre Mails freigeben, ist dieser auf 24 Stunden begrenzt, nur lesend und in Ihrem Protokoll sichtbar. Ohne Ihre Freigabe sieht unser Admin-Bereich nie Betreff, Absender, Empfänger oder Inhalt von Mails.

4. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Für die Inhalte Ihrer Mails gilt die Liste in Anhang IV der AVV.

5. Drittland

Ihre Mails und Konto-Daten bleiben bei Servern und Speicher in Deutschland. In ein Drittland gehen Daten nur dort, wo Stripe, Link oder Google Verantwortliche sind (USA). Die Grundlage nennen deren Hinweise: das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln (Stripe, Link) sowie der Angemessenheitsbeschluss zum Datenschutzrahmen EU-USA (Google).

6. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: die Sitzung nach der Anmeldung und, wenn Sie sich mit Google anmelden, ein kurzes Cookie für den Rückweg von Google. Beide sind unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die öffentlichen Seiten setzen keine Cookies. Darum zeigen wir keinen Cookie-Banner. Wir laden keine Schriften, Skripte, Karten oder Videos von fremden Servern.

7. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16): Sie können unrichtige Daten berichtigen lassen.
• Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung verlangen. Für Ihr Konto geht das über das Löschverlangen nach den AGB.
• Einschränkung (Art. 18): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten. Die Mails exportieren Sie selbst als ZIP.
• Widerspruch (Art. 21): Soweit wir eine Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse stützen, können Sie ihr aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Widerruf (Art. 7 Abs. 3): Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir stützen uns derzeit auf keine Einwilligung.

Zur Ausübung schreiben Sie an support@archivly.de oder nutzen das Kontaktformular. Wenn Sie uns als Auftragsverarbeiter betreffende Rechte zu Mail-Inhalten ausüben wollen, wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen, dessen Mails es sind.

Bereitstellung: Für ein Konto und den Vertrag brauchen wir Ihre E-Mail-Adresse und die Angaben zur Firma. Ohne sie können wir den Vertrag nicht erfüllen. Das Lesen der öffentlichen Seiten verlangt keine Angaben.

8. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart (baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

9. Automatisierte Entscheidungen, Stand

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO gibt es nicht.

Diese Erklärung gilt in der Fassung vom 3. November 2026. Ändert sich eine Verarbeitung, passen wir sie an. Unsere Anschrift: Tobias Holfoth, c/o POSTFLEX PFX-273-052, Emsdettener Straße 10, 48268 Greven.